Wat doe je als collega’s de vergadering kapen?

ANTWOORD

Beste Mariëlle,

Ik denk dat dit voor veel mensen erg herkenbaar is: vergaderingen duren eindeloos en het enige wat er wordt bereikt is dat de motivatie tot het nulpunt daalt. Sommige organisaties hebben een cultuur waarin mensen graag doen alsof het een debat-club of een politieke partij is. Het goede nieuws is dat er een betrekkelijk eenvoudige oplossing voor bestaat. Ik zal een paar tips geven waarmee je kunt beginnen.

Neem de verantwoordelijkheid voor de vergadering. Het is mij opgevallen dat iedereen een hekel heeft aan dit soort vergaderingen, maar dat niemand de verantwoordelijkheid durft te nemen voor het falen ervan. Om te beginnen kun je erkennen dat je slechte gewoontes versterkt door ze te accepteren. Dit kun je veranderen door een gesprek aan te gaan met de voorzitter van de vergadering om de veranderingen die ik hier voorstel te bespreken, desgewenst aangevuld met je eigen suggesties. Dat een vergadering onbevredigend verloopt, is niet alleen de schuld van de voorzitter. Alle aanwezigen zijn daarvoor verantwoordelijk. Je zult moeten samenwerken om een nieuwe norm vast te stellen.

Benoem het probleem en spreek spelregels af. Maak een lijstje van probleemgedrag dat op dit moment storend is bij je vergaderingen. Bedenk welke gevolgen deze gedragingen hebben voor besluitvorming, tijdverspilling en moreel. Bedenk ook een klein aantal basisregels waarmee je dit probleemgedrag zou kunnen voorkomen. Probeer het aantal regels tot vijf of minder te beperken.

Plan een speciale vergadering of breng een agendapunt in om dit probleemgedrag en de voorgestelde basisregels te bespreken. Tijdens die vergadering laat je zien welke basisregels volgens jou effectief werken bevorderen. Het doel is draagvlak te creëren om deze basisregels te testen. Omschrijf het probleemgedrag en de basisregels, bijvoorbeeld op een flip-over. Wees bereid de regels aan te passen naarmate duidelijker wordt welke regels wel en niet werken.
Bijvoorbeeld: “Een van de problemen is dat de deelname ongelijk verdeeld is. Sommigen zijn vrij dominant aanwezig, terwijl anderen niets zeggen. Als basisregel stel ik voor de spreektijd tot twee minuten te beperken en mensen die nog niets hebben gezegd naar hun mening te vragen.”

Gebruik een agenda met onderwerpen en tijdslimieten. Alle deelnemers moeten uiterlijk een dag van tevoren een agenda ontvangen. Dat is vooral belangrijk voor deelnemers die wat bedachtzamer zijn en zich liever voorbereiden dan uit de losse pols hun mening te verkondigen. Behalve een begin- en eindtijd behoort de agenda ook bij benadering te vermelden hoeveel tijd er aan elk agendapunt kan worden besteed. Zowel de deelnemers als de voorzitter moeten deze tijdslimieten in acht nemen, zodat de beschikbare tijd effectief wordt benut.
Bijvoorbeeld: een deelnemer zegt: “We hebben nog maar tien minuten beschikbaar voor dit punt. Maar we hebben nog niet gehoord wat Susan en Johan ervan vinden. Misschien kunnen we hun inbreng horen en dan verdergaan.”

Beslis hoe te beslissen. Ik maak regelmatig mee dat er tijdens vergaderingen problemen ontstaan omdat de deelnemers niet duidelijk weten welke bijdrage er van hen wordt verwacht. Er ontstaan vaak misverstanden over beslissingsbevoegdheid. Wordt de deelnemers alleen naar hun mening gevraagd, of is de uiteindelijke beslissing de verantwoordelijkheid van het hele team? Als het hele team verantwoordelijk is, hoe worden dan keuzes gemaakt over deelonderwerpen?
Omschrijf het besluitvormingsproces duidelijk voor elk agendapunt. Over het algemeen zijn daarvoor de volgende opties beschikbaar:
• Opdragen: Het besluit is al genomen; het team wordt er alleen over geïnformeerd. Doorgaans wil degene die het besluit neemt de steun van het team bij de uitvoering van het besluit.
• Consulteren: De teamleden worden uitgenodigd hun input te geven. Ze dragen keuzemogelijkheden aan en evalueren deze, maar het uiteindelijke besluit wordt niet door hen genomen.
• Stemmen: Het team neemt het besluit nadat er over de diverse opties is gestemd. Bij een stemming is doelmatigheid belangrijker dan dialoog; het werkt alleen wanneer alle teamleden achter elke uiteindelijke keuze kunnen staan. In mijn ervaring wordt zo’n stemming niet vaak gebruikt.
• Consensus: Er wordt overlegd totdat iedereen het oprecht eens is met het voorgestelde besluit. Deze methode moet alleen worden gebruikt bij a) complexe zaken waarbij veel op het spel staat of b) kwesties waarbij het belangrijk is dat iedereen achter de uiteindelijke beslissing staat.
Bijvoorbeeld: degene die het agendapunt inbrengt, zegt: “Beschouw dit als een vraag om advies. Ik wil graag jullie mening horen over…”

Spreek elkaar erop aan. De voorzitter is niet de enige die de vergadering op koers moet houden. De deelnemers moeten het zeggen als ze probleemgedrag zien en ze moeten anderen aan de basisregels herinneren.
Bijvoorbeeld: “Johan, we hebben jouw standpunt gehoord. Laten we ons aan de twee minuten houden en kijken wat anderen ervan vinden. Als we straks nog tijd hebben, kunnen we bij jou terugkomen.”

Tips tegen breedsprakigheid
Ik maak me hier zelf ook schuldig aan. Ik vind het prettig om al pratend ideeën te overdenken en uit te werken. Het is niet mijn bedoeling om dominant over te komen. Niet echt.
Dit zijn een paar tips om te voorkomen dat mensen zoals ik de hele tijd het hoogste woord hebben.
• Maak aantekeningen op een whiteboard of flip-over. Noteer het punt dat iemand maakt en zorg dat hij of zij niet in herhaling valt. Dit kun je ook doen door te parafraseren, maar dat is minder effectief dan opschrijven wat er wordt gezegd.
• Geef iedereen twee minuten de tijd om over hun ideeën na te denken en ze op te schrijven.
• Handhaaf twee minuten spreektijd om de deelnemers te stimuleren beknopt te formuleren.
• Wanneer iemand is uitgesproken, geef je anderen de kans te reageren voordat de eerste spreker weer iets mag bijdragen.
• Je kunt de spreker ook vragen aanvullende informatie na de vergadering toe te voegen, zo mogelijk schriftelijk.

Ik hoop van harte dat je je vergaderingen weer op de rails krijgt. Veel succes!

David