Q&A – Spreek je uit om bij te blijven: een truc om To-Do’s te managen

VRAAG

Beste Brittney,

Ik merk dat ik meer moet doen op een dag dan ik eigenlijk kan volbrengen. Elke dag krijg ik misschien tien dingen gedaan, maar er komen twintig nieuwe taken op mijn lijst, zodat de lijst alleen maar groeit en nooit krimpt. Ik probeer me altijd te concentreren op de belangrijkste taken, maar de extra taken knagen aan me. De enige keer dat het aantal taken afneemt, is als ik een evaluatie doe en een taak niet meer relevant is. Hoe krijg ik het voor elkaar dat er elke dag meer nieuwe dingen binnenkomen dan ik kan afmaken?

Met vriendelijke groet,

Mark

Auteur: Brittney Maxfield

Brittney-Maxfield

Senior Director of Marketing Communications @ Crucial Learning

ANTWOORD

Beste Mark,

Je bent niet de enige. Met de hoeveelheid inputs en de halsbrekende snelheid van het werk, lijken de items op onze to-do lijstjes zich ’s nachts te vermenigvuldigen. Ik begrijp het en ik ben er zeker van dat de meeste lezers dat ook doen.

Er zijn een heleboel best practices voor het beheren van je to-do lijst. We leren deze praktijken in onze cursus Getting Things Done. David Allen’s bestseller boek met dezelfde titel biedt ook gerichte richtlijnen voor het beheren van uw input, het vastleggen van ideeën en verzoeken, en het doen van gefocust werk. Het klinkt alsof je op zijn minst enigszins vertrouwd bent met deze vaardigheden, want je noemde de waarde van jouw wekelijkse evaluatie. Zoals je al aangeeft, zal deze ene praktijk je duidelijkheid brengen, je helpen jouw taken en jouw tijd te prioriteren en je in staat stellen je te concentreren op wat en wie echt het belangrijkst is.

Voor lezers die niet bekend zijn met een wekelijkse onderhoud, het is een heilige niet-onderhandelbare vergadering die je elke week met jezelf houdt om opnieuw te synchroniseren, actueel te worden en je dagelijkse werk en projecten af te stemmen op je prioriteiten op hoger niveau. Maak tijd vrij in je agenda en neem jouw taken- en projectenlijst door om te controleren of wat ruimte inneemt op jouw lijst en in je hoofd nog steeds relevant is.

Dus, ga verder met je wekelijkse overzicht en overweeg enkele andere best practices uit GTD. Vandaag zal ik me richten op één vaardigheid die je volgens mij zal helpen grip te krijgen op je to-do lijst: je mond open doen. Het is waar dat we niet altijd controle hebben over wat ons gevraagd wordt op een dag te doen of af te werken. Nee zeggen voelt dan niet als een verstandige optie. Maar bedenk dat niets zeggen nog erger is.

Als je instemt met nieuwe verzoeken die je niet kunt inwilligen, wint niemand erbij. Je denkt misschien dat als je nooit een verzoek afwijst, je er goed uitziet, maar in werkelijkheid zal het niet nakomen van de verzoeken die je aanneemt jouw reputatie en resultaten meer schaden dan wanneer je eerlijk en open bent.

Misschien zul je aanvoeren dat je niet formeel met iets akkoord bent gegaan, misschien is jou gewoon verteld wat je moest doen zonder de mogelijkheid om het te aanvaarden. Maar als je vrijwillig een taak op je takenlijst zet, heb je wel degelijk een verbintenis aangegaan – zowel tegenover jezelf als tegenover de persoon die je om hulp vroeg. Die onmogelijke taak zal je blijven achtervolgen en wanneer hij niet wordt afgemaakt zal hij mentale en emotionele stress toevoegen. De persoon die om jouw hulp heeft gevraagd zal niet alleen in de steek gelaten worden, je kunt ook te maken krijgen met andere natuurlijke gevolgen van onvoltooid werk.

Draai het mentale script om. In plaats van jezelf te zien als iemand die een behulpzame teamspeler is die nooit nee zegt, realiseer je je dat een ja op één verzoek een nee is op iets anders. Zoals je al zei, er zijn niet genoeg uren in een dag, en iets zal onopgelost blijven. Het is nuttiger voor jou en voor anderen om eerlijk en open te zijn over jouw tijd en jouw verplichtingen. Dus spreek je uit.

En omdat ik geloof dat je bedoelingen oprecht zijn en je echt een behulpzame teamspeler wilt zijn, moet je mijn advies niet opvatten als het simpelweg afwijzen van mensen. Ik stel niet voor dat je nee zegt en wegloopt. Wees liever duidelijk over wat je kunt en wilt doen. Het klinkt als dit:

De leidinggevende: “Ik wil dat je die rapporten voor het einde van de week bij me terug brengt.”

Jij: “Ik zou dat graag doen, maar om die belofte na te komen moet ik een aantal andere taken op mijn bordje verzetten. Heb je een momentje om me te helpen beslissen wat ik kan uitstellen terwijl ik aan de rapporten werk?”

De sleutel is om je manager of collega te betrekken bij het prioriteren van je to-do lijst. Mijn collega Justin Hale, medebedenker van onze Getting Things Done training, zegt het zo: communiceer als een bijdrager die hunkert naar focus, niet als een klager die hunkert naar minder. Managers staan te popelen om te werken met medewerkers die focus zoeken.

In mijn één-op-één gesprekken met mijn directe collega’s hebben we vaak soortgelijke discussies. Soms voel ik de overweldiging in hun stem en zeg ik iets als: “Laten we je projecten eens bekijken en zien of we wat ruimte voor je kunnen vrijmaken om je te concentreren.” Andere keren vragen ze me om hen te helpen een beslissing te nemen tussen concurrerende to-dos. Deze gesprekken leiden tot opluchting en vrijheid om te werken aan wat het belangrijkst is.

Als hun manager vind ik deze dialoog over prioriteiten en to-dos van onschatbare waarde. Het brengt ons op één lijn en is essentieel om burn-out en overweldiging te voorkomen.
Ik begrijp de stress en druk van te veel werk en te weinig tijd. Ik weet ook dat mijn teamgenoten beter werken, gelukkiger zijn en zich beter kunnen concentreren als ze niet bedolven worden onder overweldigende en onrealistische verwachtingen. Ik wil dat niet voor mezelf en ik wil dat niet voor hen. Ik denk graag dat je eigen manager en collega’s er net zo over zullen denken.

Jij bent de hoeder van jouw to-do lijst. Als die overwoekerd en onrealistisch is, ben je de enige die daar schuld aan heeft. Als je jouw lijst beheersbaar en doelgericht wilt houden, komt het er vaak op neer dat je je mond open doet. Probeer het maar eens. Ik denk dat je zult merken dat je niet meer uren in jouw dag krijgt, maar wel meer uren om je te focussen op wat voor jou het belangrijkst is.

Succes,
Brittney

BLOG

Toegepaste training

GERELATEERDE RESOURCES

Doorgroeien naar high-performance?

Wil jij jezelf, je team of organisatie optimaal laten presteren? Wij hebben al veel organisaties mogen helpen om hun uitdagingen op het gebied van leiderschap, teamwork en productiviteit succesvol aan te gaan. Ontdek onze unieke concepten en effectieve aanpak. Stuur ons gerust een bericht om vrijblijvend kennis te maken. Wij zijn benieuwd welke uitdagingen jij aan wilt gaan.

LATEN WE KENNISMAKEN Arrow icon
Pijl VitalTalent blauw