Q&A – Hoe voer je een cruciaal gesprek met je manager?

VRAAG

Beste Brittney,

Mijn supervisor heeft werknemers op microniveau aangestuurd, projectinformatie vrijgegeven wat niet mocht en in het algemeen de communicatiegrenzen overschreden. Ik ben gestopt met het delen van informatie met hem uit angst dat hij het te vroeg of op de verkeerde manier deelt. Mijn vraag is deze: Hoe voer ik hierover een Cruciaal Gesprek met mijn manager? Ik wil de kwestie bespreken zonder mijn manager of zijn positie te disrespecteren.

Met vriendelijke groet,

Merel

Auteur: Brittney Maxfield

Brittney-Maxfield

Senior Director of Marketing Communications @ Crucial Learning

ANTWOORD

Beste Merel,

Het gevoel dat me het meest opviel in jouw vraag is je bezorgdheid dat het benaderen van jouw supervisor met een Crucial Conversation niet respectvol is tegenover hem of zijn rol als leider. Je bent niet de enige die zo denkt of zich zo voelt.

Maar al te vaak maken mensen de afweging tussen iets zeggen tegen hun manager en hun zorgen wegstoppen uit angst respectloos te zijn of zelfs buiten hun boekje te gaan. Maar wat je je moet realiseren is dat zwijgen niet nobel is, het is destructief. Een van de belangrijkste principes die in Crucial Conversations worden onderwezen is dat wat je niet uitpraat, je uit in gedrag.

Na verloop van tijd zal jouw wrok over het micromanagement van jouw manager, het te veel delen van informatie en het overschrijden van grenzen onhandelbaar worden. Onvermijdelijk zal jouw frustratie zich uiten in lelijke ontluchtingssessies, kwaadspreken en roddelen tegen teamgenoten, vrienden, familie en iedereen die maar wil luisteren. Ik vind ook dat onopgeloste en onuitgesproken zorgen aan de basis liggen van het meeste passief-agressieve gedrag. En als, door een wonder, dit giftige gedrag verborgen blijft voor je manager, zal het er uiteindelijk toe leiden dat je je losmaakt van je rol.

Dus, zoals ik het zie, is de enige manier om verder te komen, praten met je manager over je zorgen. En het is mogelijk om zowel openhartig als respectvol te zijn met wie dan ook – ongeacht macht, positie of autoriteit – nog een grondbeginsel van Crucial Conversations. Hier zijn een paar ideeën voor het voeren van een Crucial Conversation met jouw manager.

WERK EERST AAN JEZELF, DAN AAN DE MANAGER
Voordat u een Crucial Conversation voert, dien je jouw emoties onder controle te krijgen door te zoeken naar manieren waarop jij bijdraagt aan het probleem. Het is niet zo dat jouw manager perfect is; het is dat we de neiging hebben de rol van anderen te overdrijven wanneer problemen ons raken. Onderzoek eerlijk jouw eigen gedrag om te zien of en hoe jij misschien bijdraagt. Je geeft bijvoorbeeld toe dat je informatie achterhoudt voor je manager. Ik denk dat dit gedrag bijdraagt aan een vicieuze cirkel: jouw manager krijgt niet de communicatie die hij nodig heeft, dus hij voert micromanagement uit of overschrijdt grenzen, wat jou stoort, dus je houdt informatie achter. En zo gaat het maar door.

BEGIN MET JE GOEDE BEDOELINGEN
Vraag toestemming aan de ander om een gesprek aan te gaan om jouw zorg onder vier ogen te bespreken. Zodra je gaat zitten, bedankt je je manager dat hij tijd voor jou heeft vrijgemaakt. De eerste dertig seconden zetten de toon voor de rest van het gesprek. Leg uit dat je het probleem wilt oplossen op een manier die aan jullie beide behoeften voldoet. Deze win-win tactiek lijkt misschien voor de hand liggend, maar veel mensen gaan gesprekken aan met het doel alleen hun eigen situatie te verbeteren – geen goed uitgangspunt.

CONCENTREER JE OP DE KWESTIE WAAR JE HET MEEST OM GEEFT
Het lijkt erop dat je veel te lang hebt gewacht om je zorgen te uiten, en daarom heb je een hele lijst met klachten, zoals micromanagement, te veel delen, en het negeren van communicatiegrenzen. Hoewel het moeilijk zal zijn, moet je voorkomen dat je al deze punten in je eerste gesprek aan de orde stelt. Werk in plaats daarvan aan één probleem tegelijk. Geef ze de tijd om jouw zorgen te verwerken, erop te reageren en eraan te werken voordat je met een ander probleem begint. Dit vereist een zorgvuldige analyse van welke kwestie het meest dringend of problematisch is. Om het veld te verkleinen, bedenk wat je werkelijk wilt voor jezelf, voor jouw manager en voor de relatie. Als je bijvoorbeeld het meest verlangt naar een vertrouwensrelatie, pak dan het patroon van micromanagement aan en wacht tot dat is opgelost voordat je de communicatiegrenzen aanpakt.

BLIJF BIJ DE FEITEN
Beschrijf het probleem dat je ondervindt door met de feiten te beginnen. Bijvoorbeeld, misschien hebben ze je gevraagd een opdracht uit te voeren en vervolgens vroegen ze je meerdere keren per dag om updates. Dit is een feit. Misschien heb je het gevoel dat ze denken dat je incompetent bent of je niet vertrouwen, maar dat zijn conclusies. Conclusies zijn vaak opruiend, kunnen verkeerd zijn, en creëren vaak defensiviteit. Begin dus met de feiten. Welke specifieke acties hebben je tot jouw conclusies gebracht?

STEL VERVANGEND GEDRAG VOOR
Nadat je het probleem hebt uitgelegd, stel je voor wat je liever zou hebben. “Het zou voor mij beter werken als we om de dag over het project konden praten in plaats van meerdere keren per dag. In het huidige tempo kan ik niet geconcentreerd blijven of kwaliteitswerk leveren omdat ik bang ben dat je me elk moment in de rede zult vallen.” Vaak gedragen mensen zich slecht omdat ze geen alternatieven zien. Geef ze alternatieven. Indien nodig, brainstorm samen tot je een strategie bedenkt waar jullie beiden achter kunnen staan. Een idee: beloof om elke 48 uur een projectrapport te sturen met details over wat er gedaan is, wat er aan de gang is en wat er op het programma staat. Dit kan al genoeg zijn om het micromanagement helemaal te stoppen.

DEFINIEER “WIE DOET WAT EN WANNEER” EN SPREEK JE DANKBAARHEID UIT
Rond af door precies te beschrijven wat ieder van jullie zal doen om de werkrelatie te verbeteren. En eindig met het uit spreken van jouw waardering voor hun bereidheid om naar jouw zorgen te luisteren.

Zie je hoe deze aanpak zowel openhartig als respectvol is? Je respecteert de agenda van jouw manager door tijd te vragen om te praten wanneer het uitkomt. Je respecteert hun reputatie en privacy door jouw bezorgdheid discreet te delen in plaats van in het bijzijn van het team. Je gaat uit van het beste van hen door jouw emoties en verhaal te controleren om te zien waar jij bijdraagt aan het probleem. En je bedankt hen dat ze de tijd nemen om na te denken over hoe jullie beter kunnen samenwerken. Niets van deze benadering mag respectloos overkomen. Het kan ook met iedereen worden gebruikt, niet alleen met je manager.

Met de juiste vaardigheden is het mogelijk om iedereen met welke titel dan ook te benaderen. Als ze weigeren je bekwame en doordachte gesprek te aanvaarden, is dat hun keuze, en kan het zijn dat je eindigt waar je zou zijn beland als je je mond had gehouden – ontkoppeld en elders op zoek. Maar als je de stappen volgt die ik hierboven heb geschetst, weet je tenminste dat het niet is omdat je niet geprobeerd hebt de situatie te verbeteren. En echt, dat is alles wat je kunt doen.

Succes,
Brittney

BLOG

Toegepaste training

GERELATEERDE RESOURCES

Doorgroeien naar high-performance?

Wil jij jezelf, je team of organisatie optimaal laten presteren? Wij hebben al veel organisaties mogen helpen om hun uitdagingen op het gebied van leiderschap, teamwork en productiviteit succesvol aan te gaan. Ontdek onze unieke concepten en effectieve aanpak. Stuur ons gerust een bericht om vrijblijvend kennis te maken. Wij zijn benieuwd welke uitdagingen jij aan wilt gaan.

LATEN WE KENNISMAKEN Arrow icon
Pijl VitalTalent blauw