Q&A – Hoe je collega’s ertoe kunt aanzetten camera’s te gebruiken tijdens online vergaderingen

ANTWOORD

Beste Face Time liefhebber,
Dit is een groot probleem. Ons recente onderzoek suggereert dat één van de belangrijkste dingen die het afgelopen jaar op nummer één stond, interpersoonlijke verbinding is. Veel mensen communiceren minder met hun teams, of de kwaliteit van de communicatie is achteruitgegaan. Laat mij je daarom wat algemeen en advies en wat specifiek advies geven.

Mijn eerste suggesties gaan over het bevorderen van betere communicatie en verbinding in het algemeen. Het lijkt misschien niet alsof ik je vraag beantwoord, maar als je collega’s zich niet verbonden, gewaardeerd of een deel van iets voelen, is het geen wonder dat ze hun camera niet willen inschakelen.

Maak tijd voor een praatje
Voor de meeste mensen is het tijdens de eerste paar minuten en de laatste paar minuten van vergaderingen fijn om te bespreken wat ze in het weekend hebben gedaan, wat er tussentijds is gebeurd, of welke grappige dingen hun kinderen hebben gedaan. Dit soort interactie is ongelooflijk belangrijk. Als medewerkers nooit vertragen om gewoon even met elkaar in contact te komen, raken ze mogelijk opgebrand. Het werk zelf is misschien lonend, maar als je geen energie haalt uit de sociale kant van het werk, zul je merken dat je je baan steeds minder leuk zult vinden. Als je je collega’s, hun interesses, hun families, hun gevoel voor humor leert kennen, bouw je verbindingen op die vertrouwen, innovatie en dialoog bevorderen, waardoor de manier waarop het werk wordt gedaan, wordt verbeterd. Je hoeft geen beste vrienden te zijn met je collega’s, maar onthoud dat je niet met robots werkt en dat jij dat ook niet bent.

Houd vergaderingen kort
Soms haken mensen af omdat de vergadering lang duurt en geen doel heeft. Ik ga het gewoon hardop zeggen: sommige vergaderingen zijn verschrikkelijk. Voor velen van ons is het een onderdeel van ons werk om naar vergaderingen te gaan, maar die hoeven niet lang en doelloos te zijn. Dus als je de leiding hebt over de bijeenkomsten, overweeg dan deze vragen:
1. Wat is het doel van deze bijeenkomst?
2. Hoe snel kunnen we het doel bereiken?

Geef deelnemers een actieve rol
Als het je bedoeling is om mensen te betrekken – om ze aan het praten te krijgen, een enquête te beantwoorden, te chatten, te lezen – dan kun je ze het beste vragen om deze dingen te doen. Mensen haken vaak niet aan, omdat hun rol niet is gedefinieerd. Zonder een duidelijke, gedefinieerde rol, zullen ze eerder achterover leunen en e-mails beantwoorden tijdens deze vergadering. Nodig de deelnemers ook uit om elke paar minuten iets te doen. En, indien nodig, vraag deelnemers op een leuke manier een bijdrage te leveren: “Hé Sarah, je hebt een van de beste ervaringen op de APAC-markt. Kun je een aantal belangrijke punten noemen waar we op zouden moeten letten?”

Maak het veilig
Soms dragen mensen niet bij aan vergaderingen omdat ze zich niet veilig voelen om dat te doen. Ze voelen zich misschien niet uitgenodigd, of ze weten niet zeker hoe en wanneer ze hun mening moeten geven. Help ze dus hun rol duidelijk te zien en vertel ze oprecht waarom jij hun aanwezigheid op prijs stelt. Als je dat niet kunt, kun je jezelf misschien afvragen waarom ze bij de vergadering aanwezig moeten zijn.

Nu, wat meer specifiek advies voor jouw vraag.

Maak er een verwachting van
Vraag jouw manager om het team te vragen webcams in te schakelen tijdens vergaderingen. Voeg vervolgens een herinnering toe aan uitnodigingen voor vergaderingen. Er zijn een aantal impliciete normen als het gaat om persoonlijke ontmoetingen. Werk eraan om camera’s op die manier onderdeel te maken voor online vergaderingen door uit te nodigen en eraan te herinneren.

Roep mensen op
Als de verwachting is gewekt en mensen hun camera nog steeds niet aanzetten, deel dan jouw bezorgdheid door deze drie stappen te volgen.
1. Deel de feiten: “Hé team, ik merk dat de meesten van jullie geen webcams aan hebben, en we hebben als team besproken hoe we graag meer webcams zouden willen zien voor een betere discussie en betrokkenheid bij de vergaderingen. ”
2. Vertel je verhaal: “Of het nu juist is of niet, hierdoor krijg ik het gevoel dat je niet deelneemt aan onze bijeenkomsten. Ik ben bang dat als we onze webcams niet gebruiken, de verbinding wordt verbroken en dat dat tot slechte resultaten zal leiden, en dat willen we niet. We waarderen de mening van iedereen en willen echt dat jij bijdraagt. ”
3. Vraag hun hulp: “Wil je alsjeblieft je webcams aanzetten voor onze bijeenkomst? En als je je zorgen maakt, stuur me dan een privébericht, ik wil graag met je praten.”

Succes,
Justin Hale