Q&A – 8 tips voor effectievere meetings

VRAAG

Beste Justin,

In onze organisatie vergaderen we meer dan ooit, maar de effectiviteit van onze vergaderingen is dramatisch gedaald. De problemen die we zien zijn onder meer:
• Geen duidelijke richting
• Te veel tijd besteed aan prietpraat, bijzaken en stoom afblazen
• Minder luisteren en meer praten
• Dingen worden niet gedaan

Hoe komen we tot effectieve en efficiënte vergaderingen terwijl we ook zorgen voor de emotionele behoeften van teamgenoten?

Groeten,
De gefrustreerde vergadertijger

ANTWOORD

Beste gefrustreerde vergadertijger,

Ik sympathiseer. Slechte vergaderingen zijn een van mijn minst favoriete dingen in de hele wereld. En ik ben niet de enige met dat gevoel. Humorist Dave Barry zei ooit: “Als je in één woord de reden zou moeten identificeren waarom het menselijk ras zijn volledige potentieel niet heeft bereikt en nooit zal bereiken, dan zou dat woord ‘vergaderingen’ zijn. ” Nu ben ik het niet helemaal eens met Barry. Geweldige meetings kunnen de aanzet zijn voor geweldige actie. Maar als jouw tijd schaars is, is het frustrerend om te zien dat het verspild wordt. Dan wil je liever echt werk uitvoeren. Maar sommige vergaderingen zijn zeer noodzakelijk en kunnen effectief zijn. Ze gaan goed als de mensen  over effectieve dialoog- en productiviteitsvaardigheden beschikken. Hier zijn er een paar om je op weg te helpen. Ik daag je uit om er twee te kiezen en ze tijdens je volgende meeting uit te proberen of ze te delen met de persoon die de bijeenkomst zal leiden.

  1. Accepteer geen vergaderverzoeken die geen duidelijke agenda hebben.

Dit klinkt misschien extreem, maar dit kan de manier waarop vergaderingen worden afgehandeld volledig veranderen. Weiger vergaderverzoeken (met uitleg) die deze kernpunten missen:
• Het gewenste resultaat van de bijeenkomst
• De te bespreken onderwerpen
• De reden waarom u aanwezig moet zijn

Leg de verantwoordelijkheid terug bij de organisator van de vergadering. Als ze uw tijd en aandacht willen, moeten ze laten zien dat ze deze beide items waarderen. En je moet hetzelfde doen voor anderen. Als u de manager of de organisator van de vergadering bent, vermeld dan een duidelijke agenda in de uitnodiging.

  1. Wijs iemand toe om volgende acties te documenteren.

Tijdens vergaderingen worden opdrachten vaak gegeven, maar zelden gedocumenteerd of beoordeeld. Als gevolg hiervan worden er maar een paar voltooid. Als ze toch worden voltooid, is het vaak niet op de manier, of volgens de tijdlijn die mensen verwachtten. Besteed de laatste drie minuten van elke vergadering om duidelijk te maken wat de eerstvolgende acties zijn, wie er verantwoordelijk voor is en wanneer u een follow-up geeft. De eerstvolgende meeting MOET beginnen met een evaluatie van die acties. Als u dit niet doet, zijn uw vergaderingen activiteiten zonder resultaten.

  1. Maak tijd vrij voor mensen om stoom af te blazen.

Als je merkt dat mensen kostbare tijd gebruiken om hun frustraties te uiten tijdens bijvoorbeeld een project meeting, organiseer dan een aparte bijeenkomst waar stoom afblazen welkom is. Ik zeg niet dat we ONPRODUCTIEF stoom afblazen moeten aanmoedigen, maar als mensen hun zorgen willen delen, moet je tijd vrijmaken om naar ze te luisteren. Organiseer dus een aparte vergadering of deel uw vergadering op, zodat mensen weten dat er een tijd is om bijvoorbeeld over deadlines te praten en een tijd om zorgen te delen.

  1. Definieer de vergadering.

Laat mensen weten wat voor soort bijeenkomst het is en hoe beslissingen zullen worden genomen. Is het onderwerp een kwestie van consensus waarover men debatteert en spreekt, totdat iedereen aan boord is? Of overleg je met teamleden, luister je naar hun standpunten, maar neem je uiteindelijk de beslissing? Laat de aanwezigen het vanaf het begin weten.

  1. Onderbreek de onderbrekers.

Als je een patroon ziet van iemand die anderen afkapt, benoem dat dan respectvol en nodig degenen die zijn onderbroken uit om hun mening alsnog te delen. Wat je toestaat, promoot je. Als je het onderbreken, afkappen en door elkaar praten laat aanhouden, wordt het vanzelf de vergadernorm.

  1. Ga naar de top.

Als u niet de manager bent, praat dan met uw manager over de natuurlijke gevolgen van ineffectieve vergaderingen. Ziet hij of zij de negatieve effecten? Hoe beïnvloeden deze bijeenkomsten de productiviteit of cultuur van het team? Kijk of u uw leidinggevende hierop kunt wijzen.

  1. Zet de discussie niet vast.

Gedragseconomen Richard Thaler en Cass Sunstein suggereren dat één belangrijk vooroordeel van grote invloed is op de besluitvorming in vergaderingen: vastzetten. Wanneer leiders hun mening delen voordat ze die van anderen horen, zetten ze de discussie onbedoeld vast, waardoor anderen naar de mening van de baas gaan praten. Dus als u de leidinggevende bent die input zoekt, houd dan uw mond totdat uw teamleden hebben gesproken.

  1. Begin opnieuw.

Als u van plan bent om een ​​aantal van deze gedragingen en regels te implementeren, laat het mensen dan van tevoren weten. Maak eerst de nieuwe verwachtingen duidelijk en houd jezelf en anderen er vervolgens aan.

Veel succes,
Justin

GERELATEERDE RESOURCES

Doorgroeien naar high-performance?

Wil jij jezelf, je team of organisatie optimaal laten presteren? Wij hebben al veel organisaties mogen helpen om hun uitdagingen op het gebied van leiderschap, teamwork en productiviteit succesvol aan te gaan. Ontdek onze unieke concepten en effectieve aanpak. Stuur ons gerust een bericht om vrijblijvend kennis te maken. Wij zijn benieuwd welke uitdagingen jij aan wilt gaan.

LATEN WE KENNISMAKEN
Pijl VitalTalent blauw