Beste Candace,

Hoe geef je feedback aan iemand die minder betrekking heeft op zijn gedrag, maar meer op zijn persoonlijkheid? Ik overzie een Employee Resource Group (ERG). De leidinggevende van deze groep besteedt veel van zijn eigen tijd en energie aan de ERG, net als de rest van de mensen binnen de groep. We willen allemaal dat de leden zich ontwikkelen op persoonlijk en professioneel vlak. Soms staat deze leider zichzelf in de weg.

Hoe vertel je een leidinggevende met een gouden hart dat de manier waarop hij informatie verwerkt en met leden communiceert niet goed is en zelfs leden frustreert tot het punt waarop ze stoppen met deelnemen? Het is belangrijk dat de vrijwilligers niet worden weggejaagd. Ik vind het moeilijk om de feedback te geven die zijn prestaties zullen verbeteren, zonder over te komen alsof ik bekritiseer om wie hij is.

Met vriendelijke groet,
Laura

Beste Laura,

Wij zouden ook graag willen dat je feedback geeft die de prestaties van de vrijwilligers binnen de groep gaat verbeteren. En daar gaan we je bij helpen!

Laten we om te beginnen een onderscheid maken tussen persoonlijkheid en gedrag: persoonlijkheid is meer wie je bent en gedrag is wat je doet.

Walter Mischel, een baanbrekende psycholoog, stelde dat gedrag niet wordt bepaald door onze persoonlijkheid, maar dat het afhankelijk is van de situatie waarin wij ons bevinden. Verschillende situaties hebben dan ook ander gedrag tot gevolg. Ik heb bijvoorbeeld een analytische persoonlijkheid, waardoor ik de neiging heb om informatie uitvoerig te verwerken voordat ik beslissingen neem. Maar als er een deadline nadert, neem ik heel snel beslissingen. Kortom, mijn gedrag kan dus veranderen.

Effectief gedrag

Welk effectief gedrag zou jij willen zien van de ERG-leidinggevende? Probeer een aantal gedragingen te bedenken die hij nodig heeft om goed te kunnen presteren en écht uit te blinken in zijn rol. Denk dan aan zijn sterke punten en de mate waarin zijn gedrag overeenkomt met het gedrag dat een effectieve leider nodig heeft voor die functie. Hoe meer dit overeenkomt, hoe groter de kans is dat hij een succesvol leider gaat zijn.

Pro-tip: bij het bepalen van het effectieve gedrag dat nodig is voor succesvol leiderschap is het essentieel om uit te gaan van acties, in plaats van karaktereigenschappen of uitkomsten. Bijvoorbeeld: “Verstuur 48 uur vóór iedere vergadering de agenda, inclusief welke besluiten er moeten worden genomen en ondersteunend materiaal” is een gedrag (actie). “Wees meer georganiseerd” is dat niet.

Denk goed na over dit gedrag en laat ook ruimte over voor ideeën van de leidinggevende. Zijn inzichten kunnen je nog wel eens verrassen, vooral wanneer je zorgt voor een veilige omgeving waarin openhartigheid wordt gestimuleerd.

Gezamenlijke missie

Verenig de mensen binnen jouw ERG met een gezamenlijke missie. Concentreer je op wat je op de lange termijn wilt voor uzelf, voor hem, de onderlinge relatie en de gehele groep. Deel jouw gezonde motief vooraf, zodat hij begrijpt dat het niet jouw bedoeling is om je te focussen op zijn tekortkomingen, maar dat hij en de groep succesvol zijn.

Dit betekent echter niet dat je zijn ineffectieve gedrag onbesproken laat. Om dit te bespreken adviseer ik je om de harde feiten te benoemen, zonder te oordelen welk gedrag ineffectief is. Bijvoorbeeld, in plaats van het oordeel “je bent moeilijk om mee te werken”, kun je zijn gedrag bespreken: “Ik merkte op er voor de laatste twee vergaderingen vooraf geen agenda was opgesteld. Beide vergaderingen werden afgesloten terwijl er nog drie besluiten moesten worden genomen.”

Wanneer iemand bepaalde persoonlijkheidskenmerken heeft, betekent dit nog niet dat zij zich ervan bewust zijn hoe ze effect kunnen hebben op andere mensen. Bedenk goed op welke wijze je de feiten deelt die de gevolgen onthullen van zijn ineffectieve gedrag. Wat je kunt zeggen is bijvoorbeeld: “Ik weet niet zeker of je het weet, maar nadat je op de vergadering sprak heeft niemand anders meer kunnen spreken” of “ik merkte op dat je tijdens de afgelopen vergadering 50 van de 60 minuten had genomen voor het bespreken van één punt, maar op de agenda stonden nog zes andere punten. Vijf items werden niet behandeld, omdat we na de eerste twee geen tijd meer hadden. Eén van de leden heeft twee uur gereden om onze vergadering bij te wonen en zijn item is niet besproken.”

In het kort; het bepalen van twee tot drie effectieve gedragingen zou hem helpen om uit te blinken in zijn rol. Wees duidelijk over jouw goede intenties en gezamenlijke doel en gebruik dat wanneer je een discussie wilt opstarten. Deel feiten van zijn ineffectieve gedrag en maak het veilig om effectief gedrag te bepalen dat hem zal helpen succesvoller te worden in zijn rol.

Veel succes,
Candace

Vraag en antwoord

Toegepaste training