Door David Maxfield

Beste David,

Hoe reageer je als iemand zegt: “Maar zo hebben we het altijd gedaan”, wanneer je een verandering voorstelt? Als iemand zegt: “Ik begrijp echt niet waarom je dit nu voorstelt”, betekent dat vaak dat hij liever doet wat hij gewend is. Vernieuwing is essentieel voor succes, maar als degenen waarvan je afhankelijk bent nieuwe ideeën niet begrijpen of niet willen proberen, lopen je beste mensen weg naar de concurrent. Hoe kun je daar op een nette manier mee omgaan?

Met vriendelijke groet,
Ewoud

Beste Ewoud,

Verandering hoeft niet altijd moeilijk te zijn. Wanneer ik bijvoorbeeld een nieuwe auto koop, heb ik er geen enkele moeite mee aan de comfortabele stoelen en de geur van nieuwe auto’s te wennen. Wanneer mensen zich tegen verandering verzetten, denken ze meestal dat de voordelen niet tegen de nadelen opwegen. Dan is het jouw taak om ze de voordelen van de verandering uit te leggen, terwijl het hun taak is om jou te vertellen welke nadelen ze zien. Wat deze oplossing lastig maakt, is een derde element: wie is verantwoordelijk voor het besluit? Uitleggen wie erover beslist is vaak het moeilijkste aspect van dit proces.

Laten we elk van deze aspecten nader bekijken.

1. Leg de voordelen uit

Vertel wat de voordelen zijn, voordat je de nadelen bekijkt. Het doel is voordelen te vinden die geloofwaardig zijn voor de ander en die de ander kan waarderen. Ga er niet van uit dat de ander de voordelen net zo beleeft als jij. Ga er ook niet van uit dat de ander door dezelfde voordelen wordt gemotiveerd als jij.

Kijk naar de voordelen voor de klant, het team, het werk en de persoonlijke ontwikkeling van de ander.

  • De klant: Welke voordelen ervaart de klant? Denk aan meer betrouwbaarheid, snellere levering, verbeterde productkenmerken, verbeterde service.
  • Het Team: Welke voordelen zijn er voor het team of de organisatie als geheel? Denk aan uniformiteit voor alle teams, betere informatie, minder inspanning.
  • Het werk: Welke voordelen zijn er voor de manier waarop er wordt gewerkt? Denk aan betere kwaliteit, kortere doorlooptijden, lagere kosten.
  • Ontwikkeling: Welke voordelen zijn er voor de persoonlijke ontwikkeling of carrière van de ander? Denk aan betere of nieuwe vaardigheden.

2. Onderzoek de nadelen

Vraag de ander uit te leggen welke nadelen hij ziet van de voorgestelde verandering. Verdeel deze in twee categorieën: tijdelijke nadelen (nadelen op korte termijn van de overgang van het ene naar het andere proces) en blijvende nadelen (nadelen van het nieuwe proces op de lange termijn).

Tijdelijke nadelen: De meeste veranderingen gaan gepaard met tijdelijke nadelen, zoals de leercurve en de kinderziektes van een nieuw systeem en dat je aan een nieuw systeem moet wennen. Probeer zo veel mogelijk van deze nadelen open en eerlijk te bespreken. Het doel is op deze nadelen te anticiperen en een plan op te stellen om deze tijdelijke nadelen zo goed mogelijk op te vangen. Vaak ziet de ander tegen verandering op vanwege deze tijdelijke nadelen.
Blijvende nadelen: Geen enkel nieuw systeem is perfect. Meestal zijn er ook wel een paar punten waarop het nieuwe systeem minder goed presteert dan het oude. Vraag de ander jou te helpen deze nadelen te onderzoeken om te zien welke gevolgen ze hebben voor de klant, de teams, het werk of de ontwikkeling. Soms ziet een medewerker nadelen die jij nog niet hebt gezien en die voor jou aanleiding zijn om de verandering te heroverwegen.

3. Wees duidelijk over de besluitvorming

Hoe wordt er over de verandering beslist? Vereist het besluit consensus en heeft iedereen vetorecht? Ben jij degene die beslist? Of draagt iemand anders de verantwoordelijkheid voor de beslissing?

We vroegen leidinggevenden na te denken over drie vragen met betrekking tot hun besluitvorming: van wie is input vereist voor het besluit, wie geeft advies over het besluit en wie beslist definitief?

Als leidinggevende is het belangrijk dat je je medewerkers uitlegt wat hun rol is. Vaak heb je hun input of aanbevelingen nodig, maar jij beslist. Ze moeten zich ervan bewust zijn dat vragen om hun ideeën niet hetzelfde is als hun een vetorecht geven.

In jouw geval lijkt het niet helemaal duidelijk wie er beslist, of heeft iemand misschien het gevoel dat hij niet wordt gehoord. Doorgaans kies ik ervoor zo veel mogelijk feiten op tafel te leggen, door zowel de voordelen als de nadelen te verkennen. Daarbij leg ik ook uit hoe erover wordt beslist.

Nadat het besluit is genomen, neem ik de voordelen en nadelen die de ander heeft genoemd nog eens door, om te laten merken dat ik heb geluisterd. Ik leg het besluit uit en laat zien dat ik erachter sta. Vervolgens vraag ik de ander mij te helpen het besluit tot een succes te maken. Wanneer het besluit eenmaal is genomen, verzeker ik me liever van hun inzet dan dat ze met vragen blijven zitten.

Veel succes,
David