Iedereen heeft een eigen werkstijl, van iemand die in hyperfocus al zijn of haar werk doet, tot de sociaal die dit al communicerend doet. Het maakt eigenlijk niet uit wat uw werkstijl is, u kunt niet voorkomen dat u communiceert op kantoor. Of dit nu in persoon, digitaal of per telefoon is.

In het hedendaagse kantoorleven zijn er talloze manieren om te communiceren, via e-mail, WhatsApp, online meetings, face-to-face, etc. Voor ieder medium zult u een geschikte methode moeten ontwikkelen om met medewerkers, collega’s en relaties te communiceren.

Communicatie op kantoor is zelfs zo belangrijk dat het aanscherpen van uw communicatieve vaardigheden uw loopbaan beïnvloeden – en uw dagelijkse succes op het werk. Hoe goed u communiceert beïnvloedt efficiëntie, effectiviteit, vertrouwen tussen medewerkers, je merk en hoe je overkomt als een professional.

Hier zijn zeven essentiële communicatieve vaardigheden die iedere medewerker en leidinggevende zou moeten beheersen.

1. Respect tonen

Respect voor de ruimte en tijd van anderen is belangrijk, vooral als u over een gevoelig onderwerp wilt praten. En hoewel we er misschien niet aan denken om respect te kenmerken als een communicatieve vaardigheid, is dat wel zo. Respect komt neer op hoe we praten en naar mensen luisteren. Ontwijk de neerbuigende toon en insteek in uw communicatie, dit getuigt van respect en stimuleert de positieve omgeving op het werk. Respecteer de gevoelens en het perspectief van de ander.

2. Actief luisteren

Actief luisteren is een essentieel onderdeel van ieder gesprek. Slechte luisteraars, mensen die anderen niet laten uitpraten of geen oogcontact maken tijdens een conversatie, worden sneller als negatief ervaren. Wanneer u niet goed luistert, begrijpt u minder goed wat het uiteindelijke doel van het gesprek is of de intenties van de ander zijn.

3. Positieve lichaamstaal weergeven

U beseft het misschien niet, maar uw lichaamstaal zegt vaak meer dan de woorden die u uitspreekt. Het loont de moeite om ervan bewust te zijn wat voor energie u uitstraalt tijdens een gesprek. Een goed begin is om oogcontact te maken en niet met uw armen over elkaar te luisteren en spreken.

4. Wees altijd bereid om vragen te stellen

Stel dat u een nieuwe werknemer bent bij een organisatie, dan bent u misschien bang om vragen te stellen aan collega’s of leidinggevenden. Echter is het vermogen en de bereidheid om vragen te stellen een cruciale communicatieve vaardigheid. Vragen stellen helpt om de communicatie te verhelderen, of het nu om een project of een probleem met een collega gaat. Dit geldt overigens ook (of misschien zelfs meer) als u een leidinggevende bent. Probeer in plaats van richting te geven, vragen te stellen om iemand naar een juiste conclusie te leiden.

5. E-mailetiquette begrijpen

De meeste communicatie op de werkvloer gebeurt via online kanalen, waarvan e-mail veruit het meest gebruikte medium is. E-mail kan een effectief communicatiemiddel zijn, maar er zullen mensen zijn die te gedetailleerd schrijven en een roman naar u terugsturen. Wees niet deze persoon. Weet hoe u een e-mail kunt opdelen, opsommingstekens kunt toevoegen en beknopt kunt zijn. Vraag uzelf ook iedere keer af of een e-mail wel het geschikte medium is. Vaak is een telefoontje of een kort gesprek duidelijker en voorkomt dit onduidelijk en het eindeloze heen-en-weer mailen.

6. Blijf altijd open-minded

Blijf altijd open staan voor nieuwe dingen en inzichten. Een open-mind hebben is een zeer belangrijke communicatievaardigheid. Wanneer u open het gesprek ingaat en u écht wilt weten hoe de ander de situatie ervaart, zorgt u ervoor dat de relatie versterkt wordt en de uitkomst van het gesprek sterk verbetert. Hoe blijft u open-minded? Ga altijd uit van de beste bedoelingen van een ander en wees benieuwd naar het perspectief, de inzichten en mening van de ander.

7. De bereidheid om feedback te geven

Vooral voor leidinggevenden is deze laatste communicatieve vaardigheid erg belangrijk. Leiders moeten hun werknemers helpen groeien. Dit betekent niet dat je altijd fouten moet corrigeren, maar juist ook iemand moet prijzen wanneer zij goed werk leveren. Daarnaast is het geven van feedback een kunst, waarbij het belangrijk is dat de ontvangende persoon zich veilig voelt in het gesprek. Dit zorgt ervoor dat de negatieve feedback beter wordt ontvangen en de uitkomst van het gesprek positiever is.

Vraag en antwoord

Toegepaste training