Q & A – 5 manieren om teamcommunicatie te verbeteren

ANTWOORD

Beste Maarten,
Communicatie is niet alleen een vaardigheid. Het is een essentieel element van succes in het bedrijfsleven en in privé. Het is het smeermiddel dat projecten soepel en succesvol vooruit helpt en relaties doet versterken. Kort gezegd: teams en organisaties die geen consistente en open communicatie hebben, zullen het moeilijk krijgen – en dat is de situatie die je mij nu schetst.

Jij begrijpt welke rol communicatie speelt in een gezond en succesvol team, maar wat kun je doen om anderen te overtuigen? We geven je een paar ideeën om jouw team aan boord te krijgen. En zelfs als ze nog niet direct hierin mee willen gaan, kunnen deze ideeën je hopelijk helpen om een aantal eerste stappen in de juiste richting te zetten die op de lange termijn zullen leiden tot meer consistente communicatie.

Maak het duidelijk
Het klinkt alsof open communicatie zich nog niet heeft bewezen, of nog niet goed is uitgevoerd door jouw team en dat heeft waarschijnlijk geleid tot veel gemiste kansen, fouten en op zijn minst vermijdbare frustraties. Zoek één of twee voorbeelden van problemen, waarin je duidelijk kunt maken wat de gevolgen zijn van het gebrek aan open communicatie van het team. Onze consultants werden bijvoorbeeld overrompeld door klantvragen die ze niet konden beantwoorden, omdat ik belangrijke details van een marketingcampagne niet aan ons salesteam heb doorgegeven. In het bijzijn van onze klanten gaven mijn collega’s hierdoor een hele slechte indruk en werd het vertrouwen van onze klant in ons merk in gevaar gebracht. Als ik mijn communicatieopdracht serieuzer had genomen had dit vermeden kunnen worden en hadden we eenvoudigweg een veel beter resultaat behaald. Bewust van de consequenties, bega ik deze fout niet nog eens.

Het duidelijk maken van de natuurlijke consequenties van fouten die worden veroorzaakt door een gebrek aan communicatie, is een belangrijk hulpmiddel om het toekomstige gedrag van jouw team te beïnvloeden. Mensen voelen de pijn niet als ze niet communiceren, maar als ze begrijpen dat ze anderen pijn doen, zullen ze eerder de waarde inzien van en de behoefte aan consistente communicatie. En ze zullen eerder geneigd zijn hun gedrag te veranderen om toekomstige consequenties te vermijden.

Standaardiseer het
Eén van de eerste dingen die je leert in een communicatieopleiding is dat effectieve communicatie het resultaat is van het sturen van de juiste boodschap naar het juiste publiek via het juiste medium. Als een deel van de formule ontbreekt, mislukt jouw communicatie gedeeltelijk of helemaal. En gelukkig is het in jouw geval eenvoudig om de ideale boodschap en het ideale medium te vinden: Vraag het gewoon.

Bepaal als team welke media en frequentie het beste werken om consistente communicatie te creëren. Welke tools gebruiken teamleden momenteel om informatie te delen, vooral in het licht van een virtuele werkplek? Hebben mensen voorkeur voor e-mail? Of voor tools zoals Slack of Teams? Of zou face-to-face communicatie het beste werken? Maak communicatie geen moeilijke of lastige taak. Maak er een natuurlijk verlengstuk van hoe mensen al werken.

En als het jouw doel is om cross functioneel te communiceren, doe dan hetzelfde met andere afdelingen. Vraag hoe je het beste met hen kunt communiceren. Ik heb geleerd dat ons salesteam er bijvoorbeeld de voorkeur aan geeft nieuwe informatie persoonlijk te horen, gevolgd door een samenvatting per e-mail. Op die manier kunnen ze direct vragen stellen en ook iets laten documenteren voor toekomstig gebruik. En de reden dat ik dit weet, is omdat ik het vroeg, dus begin maar te informeren.

Normaliseer het
Onderschat de invloed van jouw leiders niet bij het vaststellen van normen en standaarden voor het team. Schakel teamleiders in om hun het spel van communicatie te verbeteren. Als het doel is om ze te overtuigen, gebruik dan mijn tip van het duidelijk maken van de consequenties. Vraag leiders om consistent te zijn in zowel hun medium (e-mail, persoonlijke updates, Slack-communicatie, enz.) als de frequentie (dagelijks, wekelijks, na belangrijke vergaderingen, enz.). Mensen zullen in praktijk brengen wat ze anderen zien doen.

Formaliseer het
Als communicatie niet natuurlijk en automatisch verloopt, moet je dit forceren. Plan gewoon tijd met jouw team met het uitdrukkelijke doel om elkaar op de hoogte te brengen van belangrijke gebeurtenissen, projectupdates, enz . Sommige teams houden wekelijks een lange vergadering, terwijl anderen meer succes boeken met een korte dagelijkse check-in. Er is geen magische formule voor deze bijeenkomst: maak een agenda die het beste bij jouw doelen past. De magie zit hem in het feitelijk prioriteren van deze communicatie door deze op de agenda van mensen te plaatsen. Waar je tijd voor maakt, doe je. Plan het dus.

Wijs het toe
Communicatie kan niet plaatsvinden zonder een boodschapper of een medium. Wijs beide dus bewust toe. Geef aan het einde van jouw vergaderingen iemand de opdracht om de informatie aan anderen door te geven. In onze organisatie gebruiken we de volgende zin: “Wie heeft de C?” De C staat voor Communicatie en de vraag “Wie heeft de C?”, zorgt ervoor dat de aanwezigen beslissen wat er met anderen moet worden gedeeld en wie verantwoordelijk is voor het doorgeven van die informatie aan hen. Wanneer deze ene vraag een gewoonte wordt, zal informatie gemakkelijk en strategisch stromen.

Dit zijn slechts enkele ideeën die je kunnen helpen om een meer consistente communicatie binnen jouw team en tussen afdelingen te creëren. Het is een waardig doel: een doel dat het ‘traject van succes’ van jouw team kan veranderen.

Ik wens je het beste!
Brittney