Productiever worden: 4 dingen om mee te stoppen en 4 dingen om mee te beginnen

Deze ‘productiviteits-teleurstelling’ aan het eind van de dag komt maar al te vaak voor – en het werkt deprimerend. Je werkt keihard en hebt toch het gevoel dat je geen ECHT werk hebt gedaan. Je vraagt je af: “Waar is mijn dag gebleven?” Het trekt als een waas aan je voorbij.

Vaak beantwoorden wij deze productiviteits-teleurstelling door meer uren te gaan werken en onszelf op te branden. Of we gaan het schuldspel aan. De drie schuldigen zijn:

• Losse eindjes: “Ik ben overweldigd door mijn taken, er is gewoon te veel te doen.”
• Tijd: “Er zit gewoon niet genoeg tijd in de dag.”
• Anderen: “Als mijn leidinggevende me niet zoveel te doen had gegeven, dan …”

Wat als ik je vertel dat geen van deze het ECHTE probleem is? Wat als ik je vertel dat jij het echte probleem bent? Wat als ik je zou vertellen dat het grootste deel van je stress niet te wijten is aan tijdgebrek of de hoeveelheid dingen, maar aan hoe je het allemaal beheert?

Ik zeg niet dat het allemaal in je hoofd zit. Ik zeg dat het allemaal in je gewoonten zit. Als je in deze wereld wilt slagen, moet je een manier vinden om alles te beheren in plaats van alles de schuld te geven. Ik zeg dus niet “Doe alles!”, ik zei “maak het beheersbaar”. Te veel op je bord hebben en niet genoeg tijd hebben, is geen nieuwe uitdaging. Het komt niet alleen door Covid-19. Net zoals het niet nieuw is dat je soms tegenstrijdige prioriteiten hebt.

Als je deze ‘productiviteits-teleurstelling’ wilt vermijden en als jij je aan het einde van de dag niet alleen uitgeput maar ook PRODUCTIEF wilt voelen, zijn hier vier dingen om mee te stoppen en vier dingen om mee te beginnen.

Verandering 1
Stop met het checken van je e-mail aan het begin van je werkdag.
Laat me het verduidelijken. Ik zeg niet dat je je e-mail maar één keer per dag moet bekijken. Ik zeg dat het niet het eerste moet zijn waar je naar kijkt. Wanneer je jouw dag begint door naar e-mail te kijken, wordt jouw dagelijkse kijk beïnvloed door de nieuwe dingen die in jouw inbox verschijnen. Alle nieuwe input lijkt belangrijk en overschrijft daarom alle plannen die je voor de dag hebt gemaakt.

Begin eerst met het bekijken van je agenda en takenlijsten.
Neem elke ochtend twee tot drie minuten de tijd om je agenda te bekijken. Dit zijn de dingen die je wilt bereiken en het zijn de beste gegevens over hoeveel tijd je overdag hebt om ander werk te doen. Bekijk je takenlijsten nadat je je agenda hebt bekeken. En dat is het. Als je jouw agenda en lijsten snel bekijkt voordat je je e-mail controleert, vergroot je de kans dat je gedurende de dag de “juiste” dingen doet. Je beoordeelt de nieuwe dingen met een duidelijk beeld van wat jij al belangrijk vond.

Verandering 2
Stop met plannen om tien dingen op één dag te doen.
De meesten van ons doen alsof we op de een of andere manier tussen zes vergaderingen, lunch, tientallen e-mails om doorheen te ploegen en de kinderen naar school te brengen, een manier zullen vinden om tien kerntaken te volbrengen. Het is hoogst onwaarschijnlijk. Als we onszelf onrealistische dagelijkse doelen stellen, maken we onszelf klaar voor mislukking en frustratie.

Begin met het maken van een lijst met drie dingen die je elke dag moet doen.
Ik heb gemerkt dat je elke dag meestal drie dingen goed kunt bereiken. En ik heb het niet over alledaagse of routinetaken – ik heb het over drie belangrijke items die belangrijke projecten vooruit helpen. Als je extra tijd hebt, geweldig, je kunt altijd een nieuwe taak introduceren. Maar alles buiten de drie is gevaarlijk ambitieus.

Verandering 3
Stop met tegen alles ja zeggen.
Te vaak denken we dat het woord “ja” magische krachten bevat. We denken dat door in te stemmen met elke taak die op ons pad komt, we op de een of andere manier in staat zullen zijn om de kansen te trotseren en alles voor elkaar te krijgen. Het is een illusie. Realiseer je dat er altijd meer te doen is dan je daadwerkelijk kunt doen. Zeg niet meer willens en wetens ‘ja’, in de overtuiging dat je de details later wel zult ontdekken. Help je toekomstige zelf door niet te veel hooi op je vork te nemen.

Begin met het afwijzen van verzoeken en het opnieuw onderhandelen van toezeggingen.
Wanneer iemand een verzoek indient, stel dan een paar belangrijke vragen, zodat je volledig begrijpt wat dat verzoek inhoudt. Als je het niet kunt, zou je kunnen zeggen: “Het spijt me zeer, maar ik moet dat nu afwijzen, zodat ik me kan concentreren op andere belangrijke prioriteiten.” Of je kunt onderhandelen over het verzoek in termen van hoeveel je doet of deadline. Bijvoorbeeld: “Ik kan me niet committeren om dat voor vrijdag af te hebben, maar ik zou er vrijdag mee kunnen beginnen en het volgende week dinsdag afronden. Zou dat werken?”

Verandering 4
Stop met multitasken met e-mail en werk.
Dit is een van de redenen waarom je jouw e-mailinbox nooit opschoont. Het e-mailvolume is minder belangrijk dan hoe je het beheert. Wanneer je begint met het sorteren van e-mails en vervolgens 20 minuten besteedt aan een project dat in een van de e-mails verschijnt, verlies je tijd. Het is waar, vroeg of laat moet je dat project doen. Maar het is minder efficiënt om het op dat moment te doen. E-mail verwerken is één taak, het werk doen dat bij e-mail komt kijken is een andere. Meng de twee niet.

Begin met het plannen van “alleen-e-mail” tijd voor focus en efficiëntie.
Maak elke dag tijd vrij om in “e-mailmodus” te zijn. Een tijd waarin je niets anders doet dan elke e-mail lezen en beslissen wat de volgende actie is. Parkeer vervolgens de resultaten van die beslissing op een lijst of een agenda en archiveer de e-mail. Wanneer je bijvoorbeeld 45 minuten besteedt aan het verwerken van jou inbox, krijg je meer items weggewerkt, waardoor je jouw agenda en lijsten kunt vullen op basis van prioriteiten, waardoor je gedurende de dag meer van de juiste dingen kunt doen.

Het is onwaarschijnlijk dat het leven binnenkort zal vertragen. Volg deze acht tips om jouw tijd, aandacht en energie terug te winnen. Productiviteit zonder stress is mogelijk, maar alleen als je controle hebt over jouw inkomende verzoeken en bestaande projecten, in plaats van je door hen te laten beheersen.